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ベルギーからやってきた子ども向け自転車教室「ウィーラースクールジャパン」

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運営マニュアル:名簿管理と受付〜名札

スクールが円滑に運営できるようにするには、参加者の名簿管理と、当日の名札の準備が大切である。


名簿を管理する目的

名簿を管理する目的は、
・年齢、性別など、参加者の属性を判断し分類するため
・緊急時に連絡が取れるようにするため
・緊急時の病院搬送時に血液型などの情報を救急に伝えるため
・参加者に対してのアンケートなど、フィードバックを行うため
・次回のスクールの告知などに利用するため
など

参加者となる子どもたちと、講師及びスタッフには、名前が子どもにも読めるように、わかりやすく表記するのが望ましい。
その他、固定のスタッフでユニフォームを持っているケースと当日だけ集まって貰う方にビブスを着て貰って見分けをつけることも

・子どもたちには、ビニール製の養生テープにマジックで呼んでほしい名前を自身で書いてもらい、各自のヘルメットの全面に貼らせる…講師から名前を呼びやすい

※クラスわけを行うため、ピンクやグリーンなどのカラーリングを使い分けたりします。
布テープも良いが、ビニール製の養生テープのほうが低粘着で貼りやすく、且つ剥がしやすい。


名簿管理と現場の子どもたちへのアイデア

名簿は次の項目で用意することがお勧め

1.受付番号(受付順に採番)

以下が申込票からの転記
2.氏名
3.よみがな
4.性別
5.生年月日
6.保護者名
7.連絡先メールアドレス
8.連絡先電話番号
9.緊急連絡先
10.住所(※)
11.スクールの経験(※)
12.自転車歴,レース歴(※)
13.スクールに期待すること(※)
(※:任意記入項目)

当日使用する名簿は2種類用意する
A.受付用(受付番号順)
B.実技の記録用(五十音順・複数枚)・・・これは記入し易いように1人分の枠を大きくする必要あり

以下は受付の簡略化=事前の受付票用意について

大人数でのスクール開催時,受付を簡略化するためには
名簿以外に事前に受付票を作成しておく

受付票には以下の機能を持たせておくとよい
クラス識別票(色分けによる)
未就学児,小学校低学年,小学校高学年,中学生
特に小学生はスクール未経験者/経験者で色を分ける

チェック票
スクール前に下記のチェックを促す
・グローブ有無(なければ貸出票になる)
・ヘルメット有無(なければ貸出票になる)
・整備

それぞれチェック済みでパンチしてあげる
穴あけパンチはいろいろな形のものがあり
それらを使うことで子供の興味を引くことができる
(ただし気をつけてパンチを使わないとゴミの回収が難しい)

チェック済みの受付票は半分にし
半券は自転車のハンドルに付けることでクラスの識別票とし
もう半券はお楽しみ抽選会(★)で使用するために回収する
(★:スポンサーなどからの提供がある場合,開催する)

受付票は事前に印刷されていなければならないが
当日参加を見込む場合は無記名のものもクラス別(色別)に予備を持っておく


名簿管理の注意事項

受講履歴等を管理するためにはデータベース化されるのがベスト
ただし,一覧で管理するにはExcelなどで十分賄える

応募内容は全て個人情報であり,そこから名簿化するので以下は十分気をつけなければならない
応募に際し,注意事項として「名簿を管理する目的」の内容を「個人情報の取り扱いについて」として
告知し,それ以外の目的では一切使用しないことを謳う

会場で使用した名簿は,紛失・盗難に細心の注意を払う

(2011.1.18 執筆 菊野充生 更新 Blacky)


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